​Les dix principaux enjeux pour les employeurs – Enjeu no 3 : Lignes directrices relatives aux enquêtes en milieu de travail ​​

Voici le troisième article de notre série portant sur les Dix principaux enjeux pour les employeurs. Cet article fournit des lignes directrices relatives aux enquêtes en milieu de travail et traite de certains éléments clés à prendre en considération, notamment l’évaluation des plaintes et les entrevues avec des témoins.


PRÉSENTATION

Les plaintes et les enquêtes en milieu de travail devraient être traitées de façon juste et objective en s’appuyant sur les faits en cause et en évitant les conclusions hâtives ainsi que les rumeurs. L’évaluation des plaintes et les enquêtes en milieu de travail effectuées avec sérieux, diligence et rigueur ont un effet positif sur l’environnement de travail de l’employeur et le moral des employés, mais permettent aussi d’atténuer les risques. Un employeur qui n’enquête pas de façon appropriée sur une plainte de discrimination peut, au bout du compte, encourir une responsabilité envers la victime en vertu de la législation applicable sur les droits de la personne. En revanche, des plaintes peuvent également être déposées si un employé est accusé à tort ou congédié pour des allégations d’actes répréhensibles ne pouvant être corroborées. Un employeur peut gérer les risques en mettant en œuvre, en communiquant et en appliquant des politiques au libellé clair exposant les règles en milieu de travail, et en menant des enquêtes en milieu de travail justes et approfondies au sujet des allégations de violation de ces règles.

Éléments clés à prendre en considération dans une enquête en milieu de travail

a) Évaluer la plainte

Toute plainte formulée par un employé aux termes des procédures de signalement d’un employeur devrait automatiquement donner lieu à une enquête. Toutefois, lorsqu’il est établi dès le départ que la plainte est frivole ou vexatoire, la tenue d’une enquête n’est pas nécessaire.

L’employeur devrait examiner quelles sont les personnes ayant pris part aux événements qui ont donné lieu à la plainte, y compris les employés actuels, les anciens employés et les non-employés, et qui peuvent détenir des preuves pertinentes à la plainte. L’employeur devrait également établir de quel type d’acte répréhensible il est question et quelles politiques de l’employeur s’appliquent.

b) Fixer les objectifs de l’enquête

Les objectifs visés par un employeur lors d’une enquête varieront en fonction de ses obligations juridiques relativement à la plainte et de l’incidence que celle ci aurait sur son entreprise si elle s’avérait fondée. Par exemple, l’employeur prendra en considération ses obligations en vertu de la législation sur les droits de la personne, la possibilité d’une poursuite au criminel contre l’employé visé et le risque de litige lié au congédiement. Dans le cas d’une plainte fondée, l’employeur souhaitera habituellement imposer des mesures disciplinaires et prendre des précautions afin d’éviter que des actes répréhensibles semblables soient commis à l’avenir.

c) Décider s’il y a lieu de faire intervenir une tierce partie

L’employeur peut souhaiter retenir les services d’un conseiller juridique relativement à l’enquête, ce qui, dans certains cas, peut empêcher la communication des conclusions de l’enquête en raison du secret professionnel de l’avocat. L’employeur déterminera également si l’enquête sera menée à l’interne ou s’il aura recours aux services d’un enquêteur externe qui peut être spécialisé dans des domaines comme l’informatique judiciaire ou l’expertise comptable judiciaire. Un enquêteur externe peut paraître plus neutre, alors qu’un enquêteur interne peut avoir une meilleure compréhension de la culture d’entreprise de l’employeur.

d) Établir la situation des parties

Si le plaignant ne se sent pas en sécurité ou craint de subir des représailles, il peut être indiqué de le transférer ailleurs dans l’entreprise, de modifier son lien hiérarchique ou de lui accorder un congé sans solde. Dans des circonstances exceptionnelles, le plaignant peut présenter une demande de prestations aux termes du régime d’invalidité de l’employeur ou du Régime d’assurance-emploi. Une indemnité d’accident du travail peut être accordée au plaignant dans certaines circonstances définies lorsqu’un événement grave et traumatisant survient sur les lieux de travail.

Dans la plupart des cas, les conditions de travail de l’employé visé par la plainte ne devraient pas être modifiées pendant la durée de l’enquête, afin d’éviter que l’employeur soit accusé d’avoir des préjugés quant à l’issue de l’enquête. Cependant, lorsque le bien-fondé des allégations soulève des questions de sécurité pour le plaignant et les autres employés, l’employeur devrait envisager d’accorder un congé payé à l’employé visé par la plainte en attendant la conclusion de l’enquête en milieu de travail.

e) Mener les entrevues avec les témoins

 

(1) Ordre des interrogatoires

Habituellement, l’enquêteur rencontre tout d’abord le plaignant, puis tous les témoins suggérés par celui ci, suivis de l’employé visé par la plainte et de tous les témoins que ce dernier. Toutefois, selon les faits entourant une plainte en particulier, il peut être préférable de modifier l’ordre des entrevues. En règle générale, l’enquêteur souhaite parler aux personnes ayant une connaissance directe des faits en cause.

(2) Pratiques exemplaires en matière d’entrevues

Chaque témoin devrait être avisé que le processus d’entrevues est confidentiel et que, selon la nature de la plainte et la possibilité qu’une action en justice soit intentée, il peut être appelé à témoigner. Afin d’assurer l’intégrité du processus d’enquête et de protéger la vie privée de l’employé, seuls les détails concernant la nature de la plainte qui sont jugés nécessaires aux fins de l’entrevue devraient être divulgués au témoin.

Il est également recommandé de demander au témoin de passer en revue les notes prises par l’enquêteur ou un observateur lors de l’entrevue et de les signer afin d’indiquer qu’elles résument avec précision la discussion ayant eu lieu. Il est possible par ailleurs de rédiger une déclaration faite par un témoin, que celui ci pourra signer à une date ultérieure. Par ailleurs, on devrait aviser les témoins qu’ils peuvent communiquer avec l’enquêteur s’ils souhaitent fournir d’autres renseignements, ou apporter des corrections ou des précisions aux faits discutés lors de l’entrevue.

Comme les souvenirs s’estompent avec le temps, il est important de rencontrer les témoins et d’effectuer les entrevues dès que possible après l’incident ou l’événement allégué.

(3) Entrevue avec le plaignant et la personne visée par la plainte

En général, l’enquêteur devrait rassurer le plaignant et l’informer que l’employeur prend les allégations au sérieux, et lui expliquer qu’il doit recueillir d’autres renseignements afin mener une enquête exhaustive.

La personne visée par la plainte devrait avoir l’occasion de répondre plus en détail aux allégations formulées. De plus, l’enquêteur devrait rassurer cette personne et l’informer que la plainte est traitée de façon confidentielle. Lorsque la plainte porte sur des allégations de discrimination en vertu de la législation sur les droits de la personne, l’enquêteur devrait avertir la personne visée par la plainte que les représailles en réaction à ces plaintes sont interdites.

(4) Traitement des cas de preuve manquante

L’enquêteur devrait pouvoir examiner les dossiers appartenant à l’employeur, tels que les dossiers d’employés, les courriels envoyés et reçus à partir du système informatique de l’employeur et les rapports de dépenses. Toutefois, l’enquêteur n’a pas le pouvoir d’obliger des employés ou des tiers à lui fournir des dossiers qui leur appartiennent. En outre, il peut être nécessaire que l’enquêteur connaisse les protections en vertu de la législation relative à la protection de la vie privée qui peuvent s’appliquer à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de certains renseignements pertinents à l’enquête.

Lorsqu’un témoin refuse de fournir des documents pertinents sans justifier de façon raisonnable ce refus, l’enquêteur peut tirer des conclusions défavorables à ce témoin.

 

(f) Conclure l’enquête

Le rôle de l’enquêteur consiste à tirer des conclusions de faits, notamment à l’égard de la crédibilité du témoin. Ces conclusions de faits permettront alors à l’enquêteur ou à l’employeur de prendre une décision, appuyée sur des conseils juridiques, afin d’établir si la plainte est fondée ou non, ou si l’enquête ne permet pas de tirer de conclusions. Habituellement, la norme de preuve utilisée dans le cadre d’une enquête en milieu de travail est la « prépondérance des probabilités », ce qui signifie qu’il est plus probable qu’improbable que l’inconduite alléguée ait eu lieu. Cependant, l’employeur devrait rechercher une plus grande certitude lorsque la conduite reprochée est de nature criminelle.

Le rapport fourni à la suite de l’enquête en milieu de travail peut servir de preuve dans le cadre d’une autre procédure judiciaire prise par un employé, par exemple le dépôt d’un grief, d’une plainte ou d’une poursuite civile relative aux droits de la personne. Il est donc important que le rapport d’enquête soit rédigé avec soin.

Même si les résultats de l’enquête devraient être communiqués aux parties, en règle générale, le rapport final ne devrait être remis qu’aux personnes à qui revient la décision finale.

g) Prendre des mesures

Si la plainte s’avère fondée, l’employeur devrait prendre des mesures pour :

  • empêcher que le harcèlement, la fraude ou l’inconduite ne se reproduise. Souvent, l’employeur peut atteindre cet objectif en offrant à ses employés de la formation, notamment des séances de consultation pour l’intimé; 
  • atténuer les répercussions négatives de l’incident sur le plaignant, par exemple, en acceptant toute demande de transfert, de réaffectation ou de modification de la structure hiérarchique;
  • prendre, à l’égard de la personne visée par la plainte, des mesures disciplinaires proportionnelles à la gravité de l’inconduite, pouvant aller jusqu’au congédiement.

Si la plainte n’est pas fondée, l’employeur devrait en aviser les parties et leur expliquer les démarches qui ont été prises afin d’en arriver à cette conclusion. Le lien entre les parties, ou les parties et les membres de la direction, peut avoir été rompu pendant l’enquête, et il peut être nécessaire de le rétablir.


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