​Les dix principaux enjeux pour les employeurs – Enjeu no 4 : Vérification des antécédents au Canada

Voici le quatrième article de notre série sur les Dix principaux enjeux pour les employeurs. Cet article fait le point sur la législation dont les employeurs doivent tenir compte lorsqu’ils mettent en place des politiques et procédures de vérification des antécédents au Canada.
 


PRÉSENTATION

 
Dans le cadre de son processus d’embauche, une société peut vérifier les antécédents scolaires, professionnels, judiciaires ou de crédit des postulants. Voici un aperçu des lois canadiennes à prendre en considération au moment de l’instauration de politiques et de procédures concernant la vérification des antécédents au Canada. 
 

I. De quelles lois doit-on tenir compte avant de procéder à la vérification des antécédents?

a) Lois sur la vie privée


La législation fédérale sur la vie privée régit la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels dans le contexte de services commerciaux ou de services offerts aux consommateurs. Toutefois, la législation sur la vie privée qui s’applique aux relations de travail varie selon la province d’embauche, à moins que l’entreprise soit assujettie aux lois fédérales sur l’emploi et le travail. À l’heure actuelle, il existe une législation exhaustive encadrant la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels sur les employés dans le secteur privé en Alberta, en Colombie-Britannique, au Québec et à l’échelle fédérale. Bien qu’elle ne soit pas encore entrée en vigueur, une telle législation a aussi été introduite au Manitoba. Même lorsque la collecte est légale, les renseignements personnels sur les employés recueillis dans le cadre de processus de vérification des antécédents ne devraient être utilisés qu’aux fins visées par la collecte et faire l’objet de mesures appropriées de protection de la confidentialité.  


b) Lois sur les droits de la personne



Chaque province canadienne, à l’instar du gouvernement fédéral, a édicté des lois sur les droits de la personne qui interdisent la discrimination dans l’emploi fondée sur des « motifs de distinction illicites », à savoir certaines caractéristiques, croyances ou relations que présente ou entretient une personne. La loi sur les droits de la personne applicable à une entreprise donnée restreint la capacité d’un employeur à se servir des renseignements recueillis lors de la vérification des antécédents pour prendre ses décisions en matière d’emploi si cette information a trait à un tel motif.

Outre les motifs de distinction illicites courants (ethnie, couleur, religion, âge, genre, orientation sexuelle, état civil, situation familiale et déficience), certains ressorts canadiens précisent aussi que figurent parmi les motifs de distinction illicites les condamnations au criminel qui n’ont aucun lien avec le poste convoité, les condamnations pour lesquelles un pardon a été obtenu ou les condamnations pour une infraction provinciale.

 

II. Quels types de vérification les employeurs peuvent-ils effectuer?
 
a) Références, dossier scolaire et reconnaissance professionnelle


La vérification des références, du dossier scolaire et de la reconnaissance est permise au Canada. Dans la mesure où les lois sur la vie privée s’appliquent aux relations de travail, le consentement aux fins de la collecte et de l’utilisation de ce type de renseignements personnels s’impose.

b) Casier judiciaire

 
Certaines lois sur la vie privée restreignent la collecte de renseignements aux fins de la vérification des antécédents à ce qui est raisonnable dans les circonstances, compte tenu de l’emploi postulé et des objectifs de la collecte. Ainsi, dans certains ressorts, comme l’Alberta, la Colombie-Britannique, le Québec et au niveau fédéral, les employeurs sont uniquement autorisés à solliciter un consentement en vue de procéder à des vérifications plus circonscrites des casiers judiciaires, à savoir celles qui sont raisonnablement nécessaires pour évaluer si le candidat est apte à remplir le poste à combler.

Dans plusieurs ressorts canadiens, les lois sur les droits de la personne limitent la capacité d’un employeur à prendre des décisions en matière d’emploi en se fondant sur le dossier de condamnations des postulants, c’est-à-dire que l’utilisation de l’information relative à des condamnations au criminel sans lien avec l’emploi visé est interdite1. En Ontario et au niveau fédéral, un employeur ne peut prendre la décision de ne pas embaucher un aspirant à un poste en raison d’une infraction provinciale ou d’une condamnation au criminel pour laquelle un pardon a été obtenu. Même dans les provinces qui n’interdisent pas la discrimination dans l’emploi fondée sur le dossier de condamnations d’un candidat, une vérification des antécédents judiciaires peut révéler de l’information participant de différents motifs de distinction illicites. Par exemple, certaines condamnations au criminel (dont la conduite avec facultés affaiblies) peuvent témoigner d’une dépendance envers la drogue ou l’alcool, qui est considérée comme une « déficience » en vertu de la législation canadienne sur les droits de la personne.

c) Antécédents en matière de crédit2

Les questions de vie privée rattachées à la vérification des antécédents de crédit sont traitées de façon semblable à celles que soulèvent la collecte et l’utilisation d’information concernant le casier judiciaire. Exiger que les aspirants à un poste consentent à une vérification de leurs antécédents de crédit peut s’avérer contraire à la loi dans les ressorts qui restreignent la portée des vérifications des antécédents à ce qui est jugé raisonnable compte tenu des circonstances. Les employeurs qui embauchent des employés dans ces ressorts sont appelés à évaluer avec soin si les renseignements sur le crédit qu’ils cherchent à obtenir sont raisonnablement liés au poste à pourvoir.

La vérification des renseignements de solvabilité préalable à l’emploi a été particulièrement contestée en Alberta. Dans une décision rendue en 2010, le Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta a jugé une telle mesure non raisonnable pour un employeur du secteur du commerce de détail en raison de l’absence de preuves démontrant que les antécédents de crédit d’un candidat constituaient une information fiable pour déterminer si le postulant allait commettre un vol ou une fraude3.

 

 
1 Par exemple, les lois sur les droits de la personne de la Colombie-Britannique, du Manitoba, de Terre-Neuve, de l’Île-du-Prince-Édouard et du Québec limitent la capacité des employeurs à se fonder sur l’information relative aux antécédents judiciaires pour prendre leurs décisions en matière d’emploi.

2 La vérification des antécédents de crédit peut être assujettie à des lois applicables relatives aux renseignements sur la solvabilité ou aux renseignements concernant le consommateur qui prévoient le type d’information qu’un employeur est en droit de recevoir, et aux exigences particulières en matière d’avis.

3 Voir le rapport d’enquête Report P2010-IR-001(en anglais seulement).

 

Pour obtenir de plus amples renseignements ou de l’assistance dans la révision de vos politiques de vérification des antécédents, veuillez communiquer avec un membre de notre groupe Travail et emploi.

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