Lignes directrices sur le vote par procuration pour 2018 : points saillants au Canada

À l’approche de la période de sollicitation de procurations, les émetteurs devraient se familiariser avec les lignes directrices canadiennes en matière de vote par procuration récemment publiées par Institutional Shareholder Services Inc. (« ISS ») et Glass Lewis & Co. (« Glass Lewis »). Le présent bulletin aborde quelques-uns des thèmes figurant dans les recommandations de politiques sur le vote d’ISS ainsi que les lignes directrices sur le vote par procuration et les lignes directrices sur les initiatives des actionnaires de Glass Lewis, préparées à l’intention des émetteurs inscrits à la cote de la Bourse de Toronto (la « TSX ») pour la période de sollicitation de procurations de 2018-2019.

RÔLE DES AGENCES DE CONSEIL EN VOTE

Les agences de conseil en vote passent en revue et analysent les questions soumises à l’examen aux assemblées des actionnaires et formulent des recommandations de vote très suivies sur ces questions pour le compte de leurs clients, habituellement des investisseurs institutionnels. Il peut s’agir de questions courantes ou de courses aux procurations, tout comme d’opérations d’acquisition d’entreprise très complexes nécessitant un vote. En outre, ces questions peuvent englober tant des initiatives de la direction que des propositions d’actionnaires. Les recommandations de vote sont généralement fondées sur la conformité de l’émetteur aux pratiques et normes en matière de gouvernance contenues dans les lignes directrices générales sur le vote de l’agence de conseil en vote qui sont en vigueur à ce moment-là.

MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE POUR 2018

Diversité hommes-femmes

Dans ses lignes directrices canadiennes sur le vote par procuration pour 2018, ISS a ajouté une ligne directrice sur la diversité hommes-femmes pour la période de sollicitation de procurations de 2018. La ligne directrice s’appliquera aux émetteurs faisant partie de l’indice composé S&P/TSX à partir de 2018 et à tous les autres émetteurs à partir de 2019, sous réserve de certaines exceptions. Selon cette nouvelle ligne directrice, ISS émettra généralement une recommandation d’abstention de vote concernant le président du comité responsable de la sélection des candidats aux postes d’administrateurs, ou le président du conseil d’administration s’il n’existe pas de tel comité ou de président d’un tel comité, des émetteurs n’ayant pas divulgué de politique officielle écrite sur la diversité hommes-femmes et qui ne comptent aucune administratrice au sein de leur conseil d’administration.

ISS a noté que les politiques sur la diversité hommes-femmes de ces émetteurs devraient comprendre un engagement clair en vue d’améliorer la diversité hommes-femmes au sein du conseil dans un délai raisonnable et prévoir des objectifs et des cibles mesurables. De plus, ISS a indiqué qu’elle pourrait recommander aux actionnaires de s’abstenir de voter à l’élection des administrateurs si les émetteurs ont recours à des formules toutes faites ou contradictoires. Conformément à cette nouvelle ligne directrice, avant de formuler une recommandation de vote, ISS examinera également l’approche adoptée par ces émetteurs pour tenir compte de la diversité hommes-femmes dans les postes de haute direction. Cette ligne directrice ne s’appliquera pas aux émetteurs ne comptant que quatre administrateurs ou moins, ni aux émetteurs nouvellement cotés en bourse pendant l’exercice en cours ou précédent, ni aux émetteurs qui sont passés de la Bourse de Toronto à la Bourse de croissance TSX pendant l’exercice en cours ou précédent.

Émetteurs contrôlés par un actionnaire majoritaire

Dans ses lignes directrices canadiennes sur le vote par procuration pour 2018, ISS a révisé ses critères d’admissibilité des émetteurs contrôlés par un actionnaire majoritaire à une variante des politiques standards en matière d’indépendance du conseil d’administration et des comités (par exemple dans certaines situations au sein de certains émetteurs contrôlés, les rôles de chef de la direction et de président du conseil peuvent être combinés). ISS a notamment supprimé l’exigence selon laquelle ces émetteurs devaient adopter une politique relative à l’élection à la majorité ou s’engager publiquement à le faire s’ils cessaient d’être des émetteurs contrôlés par un actionnaire majoritaire.

Pour la période de sollicitation de procurations de 2018, Glass Lewis s’est dite de plus en plus préoccupée par les émetteurs chez qui le contrôle des voix est détenu par l’intermédiaire d’une structure à deux catégories d’actions possédant des droits économiques et de vote disproportionnés, et dont les résultats d’un scrutin sur une question donnée (par exemple recommander de voter contre l’élection d’un candidat à un poste d’administrateur ou contre une proposition sur le vote consultatif sur la rémunération des hauts dirigeants, etc.) indiquent qu’une majorité d’actionnaires n’appartenant pas au groupe a appuyé une proposition d’actionnaire ou s’est opposée à une proposition de la direction. Glass Lewis estime que, dans de tels cas, le conseil d’administration de l’émetteur à deux catégories d’actions devrait se montrer réceptif, faute de quoi, elle pourrait ultérieurement recommander aux actionnaires de voter contre la recommandation de la direction sur une telle question.

Exigences relatives au préavis

Dans ses lignes directrices canadiennes sur le vote par procuration pour 2018, ISS a actualisé sa liste d’aspects problématiques associés aux exigences de préavis de l’émetteur concernant la nomination par les actionnaires de candidats au conseil d’administration de l’émetteur. Est maintenant jugée problématique toute exigence imposant à un actionnaire proposant une candidature de déclarer qu’il assistera à l’assemblée à laquelle son candidat se présente à l’élection ou qu’il y sera représenté par procuration pour que la candidature de celui-ci soit acceptée, peu importe le nombre de voix obtenues par ce candidat. Par ailleurs, ISS ne considère plus comme problématiques les cas où rien n’indique que l’émetteur communiquera à ses actionnaires l’information qu’il a demandée à un candidat à un poste d’administrateur ou à un actionnaire proposant une candidature.

Changements climatiques

Pour la période de sollicitation de procurations de 2018, Glass Lewis a élargi et codifié sa politique sur les propositions des actionnaires concernant les changements climatiques. En effet, elle recommandera désormais de voter en faveur des résolutions des actionnaires exigeant que les émetteurs de certains secteurs extractifs ou énergivores, qui sont davantage exposés aux risques liés aux changements climatiques, fournissent de l’information aux actionnaires sur leurs analyses des scénarios sur les changements climatiques et d’autres enjeux liés aux changements climatiques. Même si Glass Lewis appuie généralement les recommandations sur l’information à fournir publiées récemment par le Groupe de travail sur l’information financière relative aux changements climatiques (le « Groupe de travail »), elle examinera au cas par cas les propositions à cet égard. Lorsqu’elle examinera les propositions exigeant une meilleure divulgation de l’information sur l’une des questions susmentionnées, Glass Lewis note qu’elle évaluera : i) le secteur d’activités dans lequel évolue l’émetteur; ii) la quantité actuelle d’information fournie par l’émetteur; iii) la surveillance des enjeux liés aux changements climatiques; iv) l’information sur les changements climatiques fournie par des émetteurs comparables ainsi que la surveillance à cet égard; et v) si les sociétés œuvrant dans le marché et/ou le secteur d’activités de l’émetteur ont fourni de l’information cadrant avec les recommandations du Groupe de travail.

Autres modifications de la politique pour 2018

  • Indépendance des administrateurs : ISS a revu la nomenclature de ses catégories d’administrateurs indépendants (par exemple les catégories « administrateur interne » (inside director) et « administrateur externe affilié » (affiliated outside director) ont été remaniées et sont maintenant appelées « administrateur membre de la direction » (executive director) et « administrateur non membre de la direction et non indépendant » (non-independent non-executive director)) et a fourni des directives additionnelles quant aux relations opérationnelles, professionnelles, financières et caritatives pouvant influer sur l’indépendance d’un administrateur.
  • Réceptivité du conseil d’administration : Glass Lewis a abaissé de 25 % à 20 % le pourcentage des actionnaires ayant voté contre la recommandation de la direction sur une question donnée, seuil à partir duquel il y a lieu selon elle d’être fortement préoccupé par le niveau de désapprobation exprimée par les actionnaires. Elle estime en outre qu’à partir de ce seuil, le conseil d’administration de l’émetteur doit démontrer un certain niveau d’engagement et de réceptivité à l’égard de la question visée. Comme nous l’avons noté précédemment, dans le cas d’émetteurs contrôlés par un actionnaire majoritaire comptant deux catégories d’actions, Glass Lewis examinera attentivement le niveau d’approbation ou de désapprobation exprimé par des actionnaires non affiliés.
  • Honoraires excessifs pour services non liés à l’audit : ISS a précisé que si d’« autres » honoraires payés aux auditeurs d’un émetteur comprennent des honoraires liés à des événements ponctuels importants de restructuration du capital (se limitant à un premier appel public à l’épargne, à une sortie de faillite et à une scission) et que l’émetteur rend publics le montant ainsi que la nature de ces honoraires, qui constituent une exception à la norme de la catégorie standard « honoraires pour services non liés à l’audit », ceux-ci peuvent alors être exclus de la valeur des honoraires pour services non liés à l’audit dont ISS a tenu compte afin d’évaluer si les honoraires pour services non liés à l’audit sont excessifs.
  • Accès aux procurations : À l’extérieur des États-Unis, Glass Lewis étudie au cas par cas les propositions relatives à l’accès aux procurations et examine le cadre réglementaire du pays en question afin d’évaluer si les droits d’accès aux procurations existants sont suffisants ou même préférables à ceux demandés dans la proposition. Si Glass Lewis estime que les lois, les politiques ou les règlements en vigueur confèrent aux actionnaires suffisamment de droits d’accès aux procurations, elle recommandera aux actionnaires de voter contre la proposition.
  • Questions relatives à la rémunération : ISS et Glass Lewis ont toutes deux apporté des modifications mineures aux éléments de leurs lignes directrices portant sur le vote relatif à la rémunération.

MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE POUR 2019 

Diversité hommes-femmes

Dans ses lignes directrices canadiennes sur le vote par procuration pour 2018, Glass Lewis a ajouté un autre commentaire sur la diversité hommes-femmes au sein des conseils d’administration. Pour la période de sollicitation de procurations de 2019, Glass Lewis émettra généralement une recommandation d’abstention de vote à l’égard de l’élection du président du comité responsable de la sélection des candidats aux postes d’administrateurs, ou du président du conseil d’administration, si l’émetteur n’a pas adopté de politique officielle écrite sur la diversité hommes-femmes et que son conseil d’administration ne compte aucune femme. Glass Lewis a également indiqué qu’en fonction de certains autres facteurs, dont la taille de l’émetteur, le secteur d’activités dans lequel il évolue et son profil de gouvernance, elle pourrait aussi, en 2019, étendre la portée des recommandations d’abstention de vote à d’autres membres du comité responsable de la sélection des candidats aux postes d’administrateurs. Pour l’application de cette nouvelle ligne directrice, Glass Lewis s’est réservée le pouvoir discrétionnaire de ne pas faire de recommandation d’abstention de votes à l’égard de l’élection des administrateurs des émetteurs ne faisant pas partie de l’indice composé S&P/TSX, ou lorsque le conseil d’administration de l’émetteur a fourni une raison valable pour justifier le fait qu’il ne compte aucune femme dans ses rangs ou a divulgué un plan visant à régler la question du manque de diversité hommes-femmes au sein du conseil.

Participation à un trop grand nombre de conseils

Pour la deuxième fois en quelques années seulement, ISS a revu en profondeur sa ligne directrice sur la participation des administrateurs à un trop grand nombre de conseils applicable aux administrateurs d’émetteurs canadiens. Pour la période de sollicitation de procurations de 2019, ISS émettra généralement une recommandation d’abstention de vote à l’égard de l’élection d’un administrateur si ce dernier est chef de la direction d’un émetteur à capital ouvert et qu’il siège à plus de deux autres conseils d’administration d’émetteurs à capital ouvert externe en plus de l’émetteur dont il est chef de la direction (2018 : un) ou s’il n’est pas chef de la direction d’un émetteur à capital ouvert et qu’il siège à plus de cinq conseils d’administration d’émetteurs à capital ouvert (2018 : quatre). Dans le cas d’un chef de la direction d’un émetteur à capital ouvert, la recommandation d’abstention de vote ne viserait que les conseils d’administration d’émetteurs externes. Par conséquent, est supprimée pour 2019 la condition pour qu’un administrateur soit considéré comme ayant participé à un trop grand nombre de conseils, selon laquelle cet administrateur doit également avoir été présent à moins de 75 % des réunions de son conseil d’administration tenues au cours de l’année dernière (sans motif valable). Par ailleurs, ISS note qu’en 2019, lorsque le chef de la direction d’un émetteur siégera aux conseils de filiales de l’émetteur (dans lesquelles l’émetteur a une participation de plus de 50 %), même si les conseils de ces filiales seront comptés comme des conseils distincts aux fins de la ligne directrice sur la participation à un trop grand nombre de conseils, ISS ne recommandera pas de s’abstenir de voter pour le chef de la direction siégeant au conseil de la société mère ou d’une des filiales qu’elle contrôle, mais pourrait le faire pour le chef de la direction siégeant aux conseils d’entités contrôlées à moins de 50 % par l’émetteur ainsi qu’à d’autres conseils que ceux de la société mère et de ses filiales.

Glass Lewis n’a pas encore annoncé de changements importants à sa ligne directrice actuelle sur la participation à un trop grand nombre de conseils. Elle recommandera généralement que les actionnaires s’abstiennent de voter pour un administrateur faisant partie de la haute direction d’un émetteur à capital ouvert et siégeant à plus de deux conseils d’émetteurs à capital ouvert ou pour tout autre administrateur siégeant à plus de cinq conseils d’émetteurs à capital ouvert.

Assemblées virtuelles des actionnaires

À compter de 2019, Glass Lewis recommandera généralement de s’abstenir de voter pour les membres du comité de gouvernance d’un émetteur lorsque le conseil prévoit tenir une assemblée des actionnaires uniquement virtuelle et que l’émetteur ne fournit pas rigoureusement l’information requise dans sa circulaire de sollicitation de procurations pour garantir aux actionnaires qu’ils disposeront des mêmes droits et possibilités de participer à l’assemblée par voie électronique que s’ils y avaient assisté en personne. Glass Lewis reconnaît que la tenue d’assemblées virtuelles peut constituer un complément pratique à une assemblée traditionnelle à laquelle les actionnaires assistent en personne, car elle offre la possibilité aux actionnaires ne pouvant y assister en personne d’y participer autrement (par exemple une « assemblée hybride »). Elle partage toutefois les préoccupations d’autres défenseurs des droits des actionnaires et estime que les assemblées uniquement virtuelles peuvent limiter la capacité des actionnaires de communiquer et d’échanger efficacement avec la direction de l’émetteur, et réduire par le fait même l’obligation du conseil de rendre des comptes aux actionnaires.

Pour en savoir davantage, communiquez avec :

Howard Levine                       514-982-4005
Matthew Merkley                    416-863-3328
Michael Hickey                       416-863-4318

ou un autre membre de notre groupe Marché des capitaux.

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