Début d’une nouvelle ère pour les courriels au Canada : LCAP et organismes sans but lucratif

D’ici quelques heures à peine prendra effet la loi canadienne anti-pourriel (la « LCAP ») qui transformera considérablement le paysage des communications électroniques au sein des organisations évoluant sur le marché canadien. Pour bon nombre des organismes de bienfaisance et sans but lucratif (collectivement, les « OSBL »), tâcher de s’y conformer peut paraître ardu. Voici donc quelques conseils de conformité de dernière minute qui pourraient être utiles tandis que votre organisme se prépare à l’entrée en vigueur de la LCAP.

 
CLASSEMENT DES ADRESSES ÉLECTRONIQUES EXISTANTES
 
Un organisme devrait dresser la liste des types de communications électroniques qu’il envoie actuellement et de leurs destinataires. Si toutes les personnes figurant dans la base de données de ses contacts ont expressément consenti à recevoir des communications électroniques de sa part, alors il a le consentement requis pour leur envoyer des messages électroniques commerciaux (« MEC »). Une fois obtenu, le consentement exprès demeurera valide jusqu’à ce que le destinataire se soit désabonné de la liste d’envoi. Toutefois, si le processus utilisé par l’organisme pour solliciter l’abonnement des contacts repose sur une autre forme de consentement, alors l’organisme devra déterminer s’il pourra toujours transmettre des courriels à ces personnes après la fête du Canada.
 
Les dispositions anti-pourriel de la LCAP s’appliquent à l’envoi de MEC à une adresse électronique. Par conséquent, si un organisme envoie des messages à caractère purement informatif qui ne renferment aucun contenu susceptible de promouvoir une activité commerciale, ces messages ne seront pas régis par la LCAP. Cependant, il faut analyser avec soin la situation avant d’en tirer cette conclusion vu la portée assez large de la définition de « MEC ». Par exemple, une infolettre comprenant des publicités de commanditaires peut être considérée comme un MEC.
 
Les organismes devraient aussi vérifier si les MEC qu’ils envoient sont visés par l’une des exemptions complètes prévues par la LCAP. Dans le cas des organismes de bienfaisance enregistrés, les messages dont le principal objet est d’amasser des fonds pour l’organisme sont exemptés. La LCAP comporte de nombreuses autres exemptions qui s’appliquent tant aux organismes à but lucratif qu’aux OSBL. Par exemple, un message transmis en réponse à une demande, à une demande de renseignements ou à une plainte du destinataire sera exempté. Il en va de même des messages envoyés par un employé d’un organisme à un employé d’un autre organisme, si les organismes entretiennent des relations et que les messages concernent les activités de l’organisme dont fait partie le destinataire.
 
Enfin, les organismes ont intérêt à évaluer s’ils peuvent tirer parti de situations dans lesquelles le consentement peut être considéré comme tacite. S’ils avaient des « relations d’affaires en cours » ou des « relations privées en cours » (au sens de la LCAP) avec un destinataire avant le 1er juillet 2014, la période de validité du consentement tacite pourrait être prolongée aux termes des dispositions transitoires. Par exemple, si l’expéditeur est un organisme de bienfaisance enregistré et que le destinataire a offert un don ou un cadeau, effectué du travail à titre de bénévole ou participé à une rencontre organisée par l’expéditeur, dans chaque cas, avant le 1er juillet 2014, alors l’organisme a le consentement tacite pour envoyer des MEC à cette personne jusqu’au 1er juillet 2017 (à moins que le destinataire ne se désabonne entretemps), du moment que la relation consistait, entre autres, en l’échange de MEC. De même, si l’expéditeur est un club, une association ou un organisme bénévole (au sens de la LCAP) et que le destinataire y adhère conformément aux exigences de l’expéditeur avant le 1ejuillet 2014, alors l’organisme aura le consentement tacite pour transmettre des MEC à ce membre jusqu’au 1er juillet 2017 (à moins que le destinataire ne se désabonne dans l’intervalle), du moment que la relation consistait, entre autres, en l’échange de MEC. Lorsqu’on utilise le consentement tacite, les MEC doivent néanmoins satisfaire aux exigences de forme et de contenu énoncées dans la LCAP.
 
ÉVALUATION DES OPTIONS
 
Chaque organisme devrait adapter son approche de conformité à la LCAP en fonction de sa situation. Certaines entités gèrent des bases de données de contacts volumineuses dont les données ont été compilées à partir d’un éventail de sources à l’aide de diverses méthodes. Le cas échéant, il serait judicieux d’obtenir un consentement exprès. Le consentement exprès a pour avantage d’être valide indéfiniment, c’est-à-dire tant que la personne ne se désinscrit pas, contrairement au consentement tacite, qui a une durée de validité déterminée; les entités qui ont recours au consentement tacite devront donc en surveiller la date d’expiration. N’oublions pas qu’à compter du 1er juillet 2014. Les demandes de consentement électroniques deviendront des MEC. Leur envoi sera donc proscrit, à moins qu’un consentement tacite (au sens de la LCAP) n’ait été obtenu et qu’elles ne respectent les exigences de forme et de contenu de la LCAP, notamment celles qui se rapportent expressément aux demandes de consentement. En vertu de la LCAP, il incombe à l’expéditeur de prouver qu’il a obtenu le consentement (exprès ou tacite) requis pour envoyer un MEC. Aussi, les organismes qui ne parviennent pas à déterminer s’ils ont le consentement exprès ou tacite requis pour envoyer un MEC à un contact particulier devraient, par prudence, retirer le contact en question de la base de données.
 
SUIVI DES RÉPONSES TRANSMISES PAR LES DESTINATAIRES
 
Après avoir arrêté leur choix sur la voie à adopter pour se conformer à la LCAP, les organismes devraient voir à ce que leur approche soit cohérente. Aux organismes visés par la LCAP, nous recommandons de créer un modèle de signature électronique ou de pied de page conforment aux exigences de forme et de contenu. Nous leur conseillons aussi de réviser tout contenu se rapportant aux mécanismes d’inscription, y compris sur leur site Web et dans le cadre d’événements, de sorte qu’ils respectent la LCAP. Enfin, la mise sur pied d’une équipe plurisectorielle comptant des directeurs des services de marketing et de développement des affaires pourrait les aider à mettre en place des solutions peu coûteuses qui leur permettront de se conformer à la LCAP.
 
Les OSBL devraient également aligner leurs pratiques sur les exigences de la LCAP et sur les attentes des parties intéressées. Les organismes de réglementation nous ont fait savoir que la LCAP serait vraisemblablement appliquée à la lumière des plaintes déposées. Il va sans dire que les organismes devraient dorénavant être à l’affût de tout signe d’intérêt de ces parties pour communiquer davantage avec elles, en plus de se doter d’une méthode efficace pour traiter les plaintes visant leurs pratiques en matière de communications électroniques.
 
ASSURER UNE CONFORMITÉ CONTINUE
 
Il y a quelques semaines, le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (le « CRTC ») a publié un Bulletin d’information de Conformité et Enquêtes CRTC 2014-326 : Lignes directrices visant à aider les entreprises à élaborer des programmes de conformité (le « Bulletin sur la conformité »). Ce document énonce des lignes directrices générales et des pratiques exemplaires qui aideront les entreprises à élaborer un programme de conformité conforme à la LCAP, en plus de donner des conseils utiles aux OSBL. Le CRTC s’est dit conscient du caractère unique de chaque organisation et du fait que, selon la taille et le risque auquel chacune s’expose, tous les éléments constituant un programme de conformité présentés dans son bulletin ne sont peut-être pas nécessaires. Plus particulièrement, les pratiques exemplaires qui y sont décrites ne seront pas forcément adéquates pour les petites entreprises, dont les ressources sont limitées. Autrement dit, bien que la conformité soit obligatoire pour toute organisation, petite ou grande, à but lucratif ou non, les petits OSBL, qui disposent de moins de ressources, ne sont pas tenus d’avoir en place le même type de programme de conformité que les grandes organisations.
 
Pour obtenir de plus amples renseignements à l’égard du Bulletin sur la conformité, veuillez consulter notre dernier Bulletin Blakes sur le sujet.
 
Pour en savoir plus la LCAP et son incidence sur les OBSL, n’hésitez pas à communiquer avec :
 
Tricia Kuhl 514-982-5020
Jillian Swartz 416-863-3280
Pei Li 416-863-4265
 
ou un autre membre de notre groupe Anti-pourriel.
 

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Nous serons heureux de vous fournir d’autres renseignements ou des conseils sur des situations particulières si vous le souhaitez.

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